Comment organiser son agenda professionnel ?
Que l’on soit entrepreneur ou salarié, nous sommes tous et toutes amenés à nous organiser dans notre quotidien professionnel. Plus nous sommes organisés et plus nous gagnons du temps pour réaliser notre travail mais aussi terminer notre journée plus rapidement. En résumé, notre productivité dépend de notre organisation !
Établissez votre emploi du temps et gérez vos priorités. N’oubliez pas de planifier vos activités et vos événements importants. Pensez à tout, gagnez du temps et soyez plus productif. Cela paraît si complexe et pourtant ! Nous allons voir ensemble comment y parvenir sereinement, avec un minimum de discipline personnelle.
Planifier l’essentiel
Noter efficacement ses rendez-vous, mais pas que…
Pour commencer, cet agenda ne devrait pas vous permettre de noter uniquement vos rendez-vous mais plutôt de gérer votre temps au sens large. Votre objectif va être d’avoir une vision claire et complète de votre planning, mais aussi de votre temps libre !
Pour cela, vous pouvez donc préciser :
• Vos rendez-vous professionnels et personnels, avec un horaire de début ainsi qu’un horaire de fin (même approximatif)
• Vos temps de préparations aux réunions
• Vos sessions de travail
• Vos moments personnels de bien-être, pour prendre soin de vous
La meilleure façon d’y parvenir est en utilisant un semainier de type Planner. Idéal pour la planification, c’est aussi un outil simple et rapide d’utilisation. Il permet d’avoir une vision globale de votre semaine tout en facilitant la prise de rendez-vous.
Chaque jour est segmenté par heure. Il vous suffit alors d’inscrire l’ensemble des rendez-vous et autres moments que vous accordez à votre journée. Il vous permettra de bien vous organiser mais aussi de visualiser votre temps libre en un coup d’œil !
En bref, organisez votre quotidien sans stress, sans jamais rien oublier et surtout en répartissant correctement votre temps. En plus de vous sentir plus serein au quotidien, vous serez aussi plus productif !
Petit conseil : utiliser des codes couleurs afin de vous retrouver à la fois plus facilement et plus rapidement.
Créer sa To do list
Le principe de la To do list est avant tout de libérer son esprit. Noter dans votre agenda toutes vos tâches à accomplir va vous permettre d’avoir l’esprit plus serein et moins pollué. Faites-vous ce cadeau et notez tout ce que vous devez faire.
En plus de se sentir moins submergé, dès lors que l’on pose sur papier toutes nos tâches, on se rend souvent compte qu’elles sont bien moins nombreuses que l’on aurait pu le penser. D’un coup, tout nous paraît tout à fait faisable.
Note importante, chaque point de votre to do doit :
• Commencer par un verbe d’action
• Contenir une unique tâche à accomplir
• Être le plus précis possible
Composer votre To do list dans votre agenda, et non sur votre téléphone ou tout autre support papier, va vous permettre de ne pas la perdre mais aussi et surtout de la visualiser au quotidien en parallèle de votre planning.
Petit conseil : définissez aussi des tâches à déléguer au besoin. Et si vous le faites, toujours préciser à qui déléguer cette tâche et quand en parler à la personne concernée.
Gérer ses objectifs
Contrairement à votre To do list, où chaque point correspond à une unique action, votre objectif, lui, va être plus large. Il va en réalité nécessiter une suite d’actions. Vous pouvez donc créer une To do list qui sera spécialement dédiée à l’atteinte de votre objectif.
Par exemple, vous êtes graphiste free-lance et vous devez réaliser la charte graphique complète d’un nouveau client. Cette mission est large et non précise. Elle comprend beaucoup d’actions. « Réaliser la charte graphique du client » sera votre objectif. A vous de lister vos différentes actions (votre To do list) pour y parvenir comme : « Définir un univers graphique » « Poser des couleurs » « Choisir les typos » etc.
Pour résumer étape par étape :
Définir votre objectif,
par exemple en début de mois
Préciser votre liste d’actions
à accomplir — votre To do list dédiée
Étendre vos actions
dans le temps afin d’atteindre votre objectif avant une éventuelle deadline
Personnaliser son agenda professionnel
Nous avons vu que cet outil peut vous permettre de vous organiser efficacement dans votre quotidien. Voyons maintenant comment un agenda réalisé sur-mesure peut vous accompagner plus largement dans votre vie professionnelle.
Poser et organiser ses idées
Nous avons tous des idées. Parfois nous les posons à l’écrit, dans notre téléphone ou carnet, dans le but de les développer plus tard car nous pensons qu’elles peuvent avoir un certain potentiel. Mais que deviennent-elles ? Dans la plupart des cas, nous les oublions, tout simplement.
Pourtant, ces idées nous permettent de garder un esprit créatif et de toujours rester force de proposition dans notre travail. Aussi, je vous propose une solution simple : accorder quelques pages vierges dans votre nouvel agenda afin de noter et centraliser l’ensemble de vos idées. Notez-les en vrac ou triez-les par thématique pour les retrouver plus rapidement.
Notez toutes vos idées, les plus basiques, les plus folles, les plus concrètes. Qu’elles voient le jour ou non, conservez-les et gardez l’esprit ouvert et innovant, peu importe votre métier.
Conserver ses outils à portée de main
Maintenant que vous avez accordé un espace dédié à vos idées, vous aurez besoin de les développer, les réaliser ! Pour ce faire, vous avez des outils. Par outils, j’entends tout ce que vous avez l’habitude d’utiliser, tout ce que vous pourriez régulièrement être amené à consulter comme :
• Sites
• Livres
• Chaînes YouTube
• Podcasts
• Logiciels
• …
Ne cherchez plus, ni le nom de ce site qui vous inspire pourtant si souvent, ni la liste des livres à consulter que vous aviez notée sur un papier. Ne cherchez plus. Ni les noms, ni les listes. Rassemblez l’ensemble de vos outils dans votre outil principal : votre agenda !
Cette initiative va vous faire gagner un temps bien précieux et vous permettre de vous concentrer sur votre évolution professionnelle.
Prendre le temps d’évoluer
Toute personne avec un minimum d’ambition a besoin d’évoluer professionnellement. Seul moyen d’y parvenir : se remettre en question et toujours apprendre de ses erreurs, de ses propres expériences. Sans cela nous n’avançons absolument pas.
Un moyen simple et efficace de se tirer vers le haut : réaliser régulièrement un bilan !
Prenez le temps, à la fin de chaque mois, de revenir sur les semaines qui viennent de s’écouler. De revoir ce récent passé de façon positive et de vous concentrer sur l’avenir et ce que vous souhaitez améliorer.
Posez-vous des questions concrètes comme :
• De quoi suis-je le plus fier ce mois-ci ?
• Qu’est-ce que je souhaite améliorer ?
• Que dois-je arrêter de faire ?
• …
Petit conseil : notez vos réponses ! Ne répondez pas uniquement dans votre tête, notez votre réflexion. Il sera important de pouvoir vous relire et ainsi vous rendre compte du chemin parcouru.
Choisir son agenda idéal
Trouver son agenda professionnel dans le but de planifier l’essentiel sera très facile. Tout agenda contenant un calendrier mensuel ainsi qu’un semainier en version planner fera l’affaire. Beaucoup sont même imaginés avec un espace dédié à une To do list. Vous pourrez donc aisément trouver votre bonheur à la Fnac, chez Amazon, ou tout autre grand magasin possédant un rayon papeterie.
Si vous souhaitez aller plus loin et personnaliser votre agenda pro avec les éléments vus dans cet article, vous avez alors 2 possibilités :
• Vous procurer un carnet vierge (idéalement un carnet de type « bullet journal ») afin de créer votre propre agenda en fonction de vos besoins. L’inconvénient de cette méthode sera alors de trouver le temps pour la mettre en place.
• L’agenda Professionnel-le ambitieux-se d’Evonel qui reprend l’ensemble des éléments vus dans cet article.
Le petit plus : vous avez la possibilité de personnaliser votre agenda en choisissant votre couverture, votre reliure mais aussi en modifiant le contenu des pages pour toujours mieux répondre à vos besoins professionnels et personnels.
